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How-To: Application for a Schengen-visit-visa

Immigration to European countries, don't post UK or Ireland related topics!

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How-To: Application for a Schengen-visit-visa

Post by ca.funke » Tue May 08, 2012 3:16 pm

  • While this should guide through the Schengen-application process fairly well, the following instructions are never 100% final...
  • Please post or PM me with any suggestions for improvement :!:
  • This is work in progress, and I will adapt this to changes in the Schengen-system as I become aware of them
  • If you prefer German, I translated this post >>here<<.

Dear all,

since applying for a "normal" Schengen-visit-visa raises the same questions and problems again and again, I will try to summarise all you need to know here.

If you plan to permanently immigrate to a Schengen-country, this post is not for you :!:

Start and General:
  • This visa can be applied for, if you plan to visit the Schengen-area for 90 days or less.
  • This post intends to be valid for all Schengen-countries.
    • Although requirements should be identical throughout, they are not.
    • You will always have to check the details on the website of the Embassy you plan to apply with for local specialities :!:
Do I need a visa?
  • This >>Wikipedia-List<< shows the nationalities that (do not) have to apply for a visit-visa.
  • If you are the family member of an EU/EEA or Swiss citizen, you may not need a visa, regardless of your nationality. See >>here<<.
Where do I apply?
  • At the Embassy of the country you plan to visit, usually in your home country or country of usual residence.
  • If you plan to visit multiple Schengen-countries, you have to apply at the Embassy of the country you intend to visit the longest.
  • If you plan to visit several countries equally long, you will have to apply at the Embassy of the country you plan to enter first.
  • Realistically you can "tweak" this a little bit, if you have a preference for a specific Embassy ;). Don´t overdo it though. There are cases of refused admission because of "wrong" visas. This definitely requires a precise and consistent "story". If you understand this hint - use it. If you want to ask a question about this: do not even ask the question and do not use this hint :!:
How do I apply?
  • Find the contact details of the appropriate Embassy.
  • Find out how and when you can hand in your application.
  • Applications have to be handed in in person.
  • You may apply 3 months prior to the planned trip.
  • some Embassies accept "walk in" applications, others accept applications according to appointment only.
    • If you are stuck with an "appointment only" Embassy, they are "as a rule" obliged to give you an appointment within 2 weeks.
      Community Code on Visas (Visa Code) wrote:CHAPTER II
      Article 9
      Practical modalities for lodging an application

      1. Applications shall be lodged no more than three months
      before the start of the intended visit. Holders of a multiple-entry
      visa may lodge the application before the expiry of the visa
      valid for a period of at least six months.

      2. Applicants may be required to obtain an appointment for
      the lodging of an application. The appointment shall, as a rule,
      take place within a period of two weeks from the date when the
      appointment was requested.
    What do I include in my application?
    1. Your passport, valid for 6 months beyond the intended visit
    2. Two (2) identical passport-photos, according to the biometric requirements
    3. fully filled application form
      • I wish I could link to "the" application form, however they slightly differ from Embassy to Embassy.
      • While in theory they should be interchangeable, it is not advisable to confuse ECOs with forms they are not familiar with.
      • Thus, visit the website of the Embassy of the country you plan to visit, and download it from there.
    4. (travel)-health insurance, covering the period of intended stay
    5. proof of how you plan to finance the trip OR an invitation
      • Some countries have a system for "formal" invitations.
        In this case the host has to formally declare that he will pay all costs to the state, should the guest claim anything.
    6. Everything that proves that your planned trip is indeed "only" a visit.
      • bear in mind that the main reason for the visa-requirment is the fear that you might "illegally" stay after your visa expires.
      • It´s your onus to dispel this fear.
      • You can, but do not have to, achieve this through:
        • an informal letter explaining in a few easy sentences why, where and who you plan to visit (always include this, irrespecive of a possible formal invitation as per (5)).
        • displaying family ties in your home country (certificates of birth of your children, marriage certificate...)
        • work-contract, including attestation of holidays for the time of your trip
        • ownership of property
        • rental contract for a property
        • active bank-accounts (showing movements within the last 3 months)
        • excerpt from the commercial register, proving you have/run a company
          • I recommend getting as many as you can of the above, and more (whatever you can think of).
    7. application fee
      • usually EUR 60.00, payable in local currency - see local embassies´ website.
      • Some countries have arranged reduced fees for their own nationals. The website of the corresponding Embassy will tell.
    • You now have your appointment, and you have your papers ready.
    • At the Embassy (worst case):
      • in spite of appointments, be prepared for long waiting times, possibly outside (rain, sun, cold, hot...).
      • For independence take food and water. Mostly there are no shops in Embassy-areas.
      • Closed containers (backpacks) may not be admitted into Embassy grounds.
      • In most embassies, no-one will be admitted to accompany you!
      • A friend can wait outside and hold the belongings you may not take inside with you.
    • At the Embassy (best case):
      • Of course it´s not always the "worst case". Large embassies (Germany/France) tend to be less flexible/easy than small embassies (Austria, Estonia).
      • You might find something about the reputation of "your" Embassy in advance, and prepare accordingly.
      • It can all happen without wait and friendly staff.
    • Once inside, be prepared for anything between polite and rude handling. Never become rude yourself. It won´t help, and may hamper your chances of getting the visa.
    • If you have to attend an interview, just be relaxed and answer everything as asked. It´s not just about your answers, but also about how credible you come across.
    When will I hear back?
    • Once the application is handed in, you should usually hear back within 2 weeks.
    • Often they are faster, rarely it takes longer.
    Anything I should know about the visa, once I have it?

    A visa does not guarantee entry into the destination country :!: A visa barely allows you to present yourself at a "port of entry". It is your onus to convince the immigration-officer that the information provided during the application-process is still valid. As such, take all papers from the application-process with you and be prepared to answer all questions, just as you would in the embassy. In most cases you will just be waved through without questioning, just don´t bet on it.
    • Each visa
      • has an individual timeframe within which it is valid,
      • specifies the amount of days it is valid, and
      • specifies how often you can enter the Schengen-area.
    • You will have to leave
      • on or before the "valid until" date is reached, OR
      • your "duration of stay"-days are up (whichever comes first).
      • Any part of a day counts as a full day (=calendar days).
        • If you arrive shortly before midnight or depart early in the morning, you practically "lose" that day.
    What if my visa is refused?
    • In this case you came to the right forum ;) I advise to search this forum for a similar case. If nothing resembles your scenario, open a new thread.
    Last edited by ca.funke on Mon Aug 20, 2012 10:02 am, edited 15 times in total.

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    Post by acme4242 » Thu May 10, 2012 5:35 am

    Here are some links to the visa information airlines use
    this covers both transit visa and visit visas.

    NOTE as Ryanair and Easyjet don't pay for IATA membership
    they don't use Timatic. I don't know what Ryanair/Easyjet use as reference (if anything)
    But other big airlines such as KLM, SAS etc use it.

    When airline staff check their computer or latest TIM manual for
    your visa requirements.
    This is what the Airline staff would see.

    Please enter your details, such as Nationality
    Please print the result and bring it with you.

    A few links to the same Database, always the same information back
    because it comes from IATA TIMATIC ... ation.aspx
    and ... ?i=timatic
    and ... nd-Health/
    and ... saform.htm
    and ... nd-health/
    and ... formation/
    and ... mainv.html
    and (very bad interface, but more options)
    and ... matic.html (very bad interface)
    Background on airline database

    What is TimaticWeb?
    TimaticWeb is a web-based service used to determine traveler border
    control requirements. The service is based on Timatic and is used by the
    entire aviation industry

    IATA Timatic is the industry standard used by airlines and travel
    agents to be compliant with border control rules and regulations.
    Timatic delivers personalized information based on the passengers
    destination, transit points, nationality, travel document, residence
    country etc.

    The Timatic Quick Reference Guide will assist you to make the correct
    request for the specific information of every type of passenger.
    Timatic can be used to provide passengers with this critical
    information as part of the booking process, as well as during check-in

    to ensure travelers have the correct travel documentation.
    Some Airlines provide web-access to the Database, Its always the same
    information because it comes from Industry IATA database called TIMATIC
    Last edited by acme4242 on Mon Apr 22, 2013 1:23 am, edited 5 times in total.

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    Post by ca.funke » Mon Aug 20, 2012 10:00 am

    • I translated the first post into German, and just publishing it here in case someone needs it.
    • Wer auf diesen Thread antwortet oder Fragen hat - bitte nur auf Englisch!
    • Dies hier sollte ganz gut durch den Schengen-Prozess führen. Trotzdem ist diese Anleitung nie ganz fertig, weil...
    • Wir für Verbesserungsvorschläge zu dieser Anleitung offen sind
    • Das ganze bei Änderungen des Verfahrens laufend angepasst wird

    Lieber Leser,

    da die Beantragung "normaler" Schengen-Besuchs-Visa immer wieder die gleichen Fragen aufwirft, versuchen wir hier alles relavante zusammenzufassen.

    Wenn Du eine permanente Einwanderung in ein Schengen-Land planst, ist diese Anleitung nicht für Dich geeignet!

    • Dieses Visum kann man beantragen, wenn man den Schengen-Raum für 90 Tage oder weniger besuchen möchte!
    • Diese Anleitung versucht für alle Schengenländer gültig zu sein.
      • Obwohl die Voraussetzungen für Schengenvisa eigentlich überall gleich sein sollten, ist dem nicht so.
      • Daher musst Du immer auch die Webseite der Botschaft besuchen, um lokale Besonderheiten in Erfahrung zu bringen
    Brauche ich ein Visum?
    • Diese >>Wikipedia-Liste<< gibt die Nationalitäten an, welche (k)ein Besuchsvisum brauchen.
    • Wenn Du Familienangehöriger eines EEA-Bürgers bist, brauchst Du evtl. gar kein Visum. Siehe >>hier<<.
    Wo stelle ich den Antrag?
    • Bei der Botschaft des Landes, welches besucht werden soll. Normalerweise im Heimatland, oder in dem Land in dem man seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.
    • Möchte man mehrere Schengenländer besuchen, stellt man den Antrag bei der Botschaft des Landes, welches man am längsten besuchen möchte.
    • Möchte man mehrere Länder gleichlang besuchen stellt man den Antrag dort, wo man gedenkt zuerst einzureisen.
    • Bevorzugt man eine bestimmte Botschaft, kann man ein wenig "spielen" ;). Aber nichts übertreiben. Es gibt Fälle von verweigerter Einreise, weil man das "falsche" Schengen-Visum hat. Man sollte also genau verstehen was man tut, und dies genau begründen können. Wer diesen Hinweis versteht, kann ihn anwenden. Wenn Du hierzu auch nur eine Frage stellen möchtest: Frag nicht, und nutze diesen ganzen Hinweis nicht :!: Sowas geht dann nämlich schief...
    Wie stelle ich den Antrag?
    • Finde die Kontaktdaten der passenden Botschaft.
    • Finde raus, wann und wie Du den Antrag einreichen kannst.
    • Anträge müssen persönlich eingereicht werden.
    • Anträge dürfen ab 3 Monate vor der geplanten Reise eingereicht werden.
    • manche Botschaften akzeptieren Anträge jederzeit, bei anderen muss man einen "Antragsannahmetermin" beantragen.
      • Wenn man es mit einer Botschaft mit Antragsannahmeterminen zu tun hat, muss dieser Termin "in der Regel innerhalb von 2 Wochen stattfinden.
        Verordnung über einen Visakodex der Gemeinschaft (Visakodex) wrote:KAPITEL II
        Artikel 9

        Modalitäten für das Einreichen eines Antrags

        1. Anträge können frühestens drei Monate vor Antritt der
        geplanten Reise eingereicht werden. Inhaber eines Visums für
        die mehrfache Einreise können den Antrag vor Ablauf des Vi­
        sums einreichen, wenn das Visum mit einer Gültigkeitsdauer
        von mindestens sechs Monaten ausgestellt wurde.

        2. Von den Antragstellern kann verlangt werden, dass sie
        einen Termin für die Einreichung des Antrags vereinbaren.
        Der Termin findet in der Regel innerhalb von zwei Wochen
        nach seiner Beantragung statt.
      Was füge ich dem Antrag bei?
      1. Den Reisepass
      2. Zwei (2) identische Passbilder, entsprechend den biometrischen Vorgaben des Landes
      3. das ausgefüllte Antragsformular
        • Leider kann hier nicht zu "dem" Antragsformular gelinkt werden, da diese sich von Botschaft zu Botschaft unterscheiden.
        • Obwohl diese eigentlich austauschbar sein sollten, sollte man das Botschaftspersonal nicht durch unbekannte Formulare verwirren.
        • Das Formular gilt es also auf der jeweiligen Botschaftswebseite zu finden.
      4. (Reise-)Krankenversicherung für den Besuchszeitraum
      5. Belege über die Finanzierung des Besuchs ODER eine Einladung
        • Einige Länder (so auch Deutschland) unterhalten ein System formeller Einladungen (Verpflichtungserklärung). Hier muss der Einlader schriftlich zusichern alle Kosten zu tragen, die ein Besucher den Staat kosten könnte.
      6. Alles das belegt, dass der Besuch tatsächlich nur ein Besuch ist. (="Rückkehrwilligkeit").
        • Der Hauptgrund für die Visapflicht ist, dass ein Besucher nachdem das Visum ausläuft illegal im Land bleiben könnte.
        • Es obliegt dem Antragssteller diese Befürchtung gegenüber den Behörden zu entkräften.
        • Dies kann man z.B. durch folgende Belege:
          • Familienverwurzelung im Heimatland (Geburtszertifikate eigener Kinder, Heiratsurkunden...)
          • Arbeitsvertrag, inkl. Urlaubsbescheinigung für den fraglichen Zeitraum
          • Grundeigentum
          • Mietvertrag
          • Aktiv genutzte Bankkonten (Bewegungen innerhalb der letzten 3 Monate)
          • Auszug aus dem Handelsregister über eigene Firmen
            • Meine Empfehlung ist, von den genannten Dokumenten soviele wie möglich (und mehr...) beizubringen. Alles, was die Verwurzelung/Rückkehrwilligkeit belegt, was auch immer das sein mag.
      7. Antragsgebühr
        • normalerweise EUR 60.00, zahlbar in der lokalen Währung - siehe Botschaftswebseite.
        • Einige Länder haben eine Gebührenreduktion für ihre Staatsbürger erwirkt - die lokale Botschaftswebseite sollte Aufschluss geben.
      • Du hast jetzt die Papiere und den Antragstermin.
      • In der Botschaft (worst case):
        • trotz Termin kann es lange Wartezeiten geben. (Wetter...).
        • Um unabhängig zu bleiben empfehle ich etwas zu Essen und Trinken mitzunehmen. In Botschaftsgegenden gibt es meist keine Läden.
        • Geschlossene Behälter (Rucksäcke) darf man in manche Botschaften nicht mit hereinnehmen.
        • Oftmals darf nur der Antragssteller (ohne Begleitung) das Botschaftsgelände betreten!
        • Begleitung ist trotzdem praktisch, weil die Begleitung die Sachen des Antragsstellers halten kann, während der Antragssteller in der Botschaft ist.
      • In der Botschaft (best case):
        • Natürlich ist nicht alles immer "worst case". Grosse Botschaften (Deutschland/Frankreich) sind oft schwieriger als kleine Botscahften (Österreich, Estland).
        • Vielleicht findest Du im Internet Informationen über den Ruf "Deiner" Botschaft, so dass Du Dich entsprechend vorbereiten kannst.
        • Alles kann auch ohne Wartezeiten und mit freundlichem Personal ablaufen.
      • Sobald man auf dem Botschaftsgelände ist, sollte man sowohl auf freundlichen als auch auf ruppigen Ton gefasst sein. Niemals selbst ausfällig werden. Das hilft keinesfalls, und kann im Extremfall die Chancen auf ein Visum verringern.
      • Wird man zu einem Interview gebeten, einfach entspannt alles ehrlich und korrekt beantworten. Es kommt nicht nur auf den Inhalt an, sondern auch darauf wie man antwortet und wie Glaubwürdig alles rüberkommt.
      Wann bekomme ich eine Entscheidung?
      • Nachdem der Antrag eingereicht ist, sollte man normalerweise spätestens nach 2 Wochen von der Botschaft hören.
      • Oft geht es schneller, selten dauert es länger.
      Was muss ich über das Visum wissen, sobald ich es habe?

      Ein Visa garantiert die Einreise in ein Land nicht :!: Ein Visa berechtigt nur dazu, sich bei einer Grenzübergangsstelle einem Einwanderungsbeamten vorzustellen. Der Einreisewillige muss den Beamten davon überzeugen, dass die Gründe die zur Visumserteilung vorgelegen haben weiterhin vorliegen. Daher rate ich dazu alle Papiere mitzunehmen, die man im Visumsprozess vorgelegt hat, und auch darauf vorbereitet zu sein alle Fragen wie in der Botschaft zu beantworten. In den meisten Fällen wird man einfach durchgewunken, nur sollte man sich darauf nicht verlassen.
      • Jedes Visum
        • hat einen Gültigkeitszeitraum innerhalb dessen es gültig ist,
        • hat eine Gültigkeitsdauer, und
        • spezifiziert wie oft man in den Schengenraum einreisen darf.
      • Du musst den Schengenraum verlassen
        • wenn das "gültig bis" Datum erreicht wird, ODER
        • die "Gültigkeitsdauer" ausgeschöpft ist (was immer zuerst eintritt).
        • Jeder Teil eines Tages zählt als ein Tag (=Kalendertage).
          • Kommt man kurz vor Mitternacht an, oder reist man früh am morgen ab, ist dieser Tag sogesehen "verloren".
      Was, wenn mein Visum abgelehnt wird?
      • In dem Fall bist Du in diesem Forum genau richtig ;) Einfach mal suchen ob es schon einen ähnlichen Fall hier im Forum gibt. Ansonsten einen neuen Thread mit der eigenen Situation eröffnen (allerdings bitte nur auf Englisch).